Nikdy jsme si nemysleli, že zrovna naše společnost bude mít virtuální sídlo. Shodou okolností jsme s Klárou, mojí partnerkou, oba rodilí Kladeňáci, kteří se potkali na studiích na UMPRUMu. Když jsme se rozhodli založit si spolu firmu na výrobu designového nábytku, nepochybovali jsme o tom, že v Kladně.
Definice virtuálního sídla dle wikipedie zde.
Sídlo mimo dosah zákazníků
Na začátku jsme vedli dlouhé debaty o tom, jakou právní formu naší spolupráce s Klárou zvolit, nakonec jsme se rozhodli pro s.r.o., přišlo nám to nejjednodušší. Kvůli ručení i kvůli zaměstnancům. Takže jsme si nechali firmu zapsat do rejstříku se sídlem v místě mého bydliště v Kladně a měli pocit, že je vše, jak má být.
Jenže se začalo ukazovat, že o naši práci mají zájem hlavně zákazníci z Prahy, většinou majitelé malých hotelů, sem tam nějaký jiný podnikatel. A nikdo z nich nechtěl jezdit do Kladna, aby si prohlédl naše výrobky. Navíc naše hala v Kladně plná stolů a stolků a dalšího nábytku rozhodně nebyla reprezentativní prostor pro schůzky s klienty, co si budeme povídat.
Stěhování?
Přemýšleli jsme, co s tím. Stěhovat se do Prahy se nám nechtělo, máme naše město rádi, máme v něm rodiny i přátele. A navíc ceny za pronájmy v Praze jsou astronomické, natož, když potřebujete výrobní halu, jejíž provoz není zrovna tichý. A pořád bychom neměli pěknou kancelář, kam bychom zvali klienty.
O radu jsme požádali našeho spolužáka Petra, který je rodilý Pražák. Nechápal, co řešíme, máme si prý zřídit virtuální sídlo v Praze, tak jsou časté, jak se píše tady. O virtuálních kancelářích jsme už něco dřív slyšeli, ale nenapadlo nás, že by to mohlo být řešením i pro nás.
Jak virtuální sídlo funguje
Virtuální sídlo funguje na tom principu, že si od poskytovatele pronajmete adresu za účelem jejího zápisu do obchodního rejstříku jakožto sídla vaší společnosti. Více info lze najít třeba zde. Do roku 2009 to nešlo, protože podle občanského zákoníku měla právnická osoba povinnost určit svoje sídlo adresou, na které skutečně sídlí. Teď už to potřeba není.
Upozorňuji, že je nutné splnit tyto povinnosti:
- viditelné označení sídla, tj. že na adrese sídla musí být viditelně umístěno vaše logo nebo název firmy,
- prokázání vlastnického nebo užívacího práva k místu sídla – smlouva o vlastnictví, nájmu atp.
- přebírání písemností v místě sídla
Což virtuální sídlo/kancelář nabízí. Naši korespondenci nám v místě virtuálního sídla přebírají a přeposílají nám ji, případně ji vyzvedává naše virtuální asistentka Zuzka (o ní v nějakém dalším příspěvku). Zajišťují i přesměrovávání telefonátů – na Zuzku, ta už ví, co může vyřešit sama a co musí přepinknout na nás. To nám s Klárou hodně šetří čas. V případně potřeby navíc můžeme využít i zasedací místnost, což využíváme hojně ke schůzkám s klienty.
Další výhody
Zasedací místnosti, které si můžeme pronajmout, jsou různě velké. To pro nás představuje opravdu velkou výhodu, protože to můžeme přizpůsobit tomu, zda si s klientem jdeme jen popovídat nebo mu budeme prezentovat naši tvorbu. Šetří to náklady.
Máme tam i skvělou kavárnu, se kterou máme domluveno, že nám zajistí občerstvení na naše schůzky, stačí, když ho Zuzka objedná.
Ze začátku nám to přišlo trochu zvláštní, že máme adresu, na které vlastně nejsme. Ale časem jsme si zvykli a dneska už nám to ani nepřijde.
Největší přínosy virtuálního sídla pro nás
Hlavní přínosy virtuálního sídla jsou dva: větší důvěryhodnost naší firmy, když sídlíme na „luxusní“ pražské adrese, a nízké náklady – nemusíme platit za fyzickou kancelář celý měsíc, platíme jen v případě, kdy ji skutečně využíváme ke schůzkám s klienty.
Takže pokud máte pocit, že by virtuální kancelář mohla být pro vás tím pravým, za mě do toho určitě jděte.
